テキストコミュニケーションで身につけておきたい、5つのこと

リモートワークが増えた昨今では、直接職場で会話する機会が激減しました。新型コロナウイルスの流行以降、1度も会社に出社せずにリモートワークを行っている人もいるでしょう。職場の人たちと顔を合わせない環境では、テキストコミュニケーションが主流です。

テキストのみでも円滑なコミュニケーションを築くため、テキストコミュニケーションで身につけておきたいポイントをご紹介します。テキストだからこそ誤解を生むポイントもあれば、テキストならではの温もりも生みだせるのです。

1.淡白になりすぎないようにする

テキストコミュニケーションで最も起こりやすい誤解のひとつが「必要以上に冷たく受けとられてしまうこと」です。特に社内メールだと必要な句読点以外の記号(!や◎など)は含めづらく、淡泊な内容になってしまいがち。

すると口頭で伝える以上にドライな印象を与えてしまいます。テキストコミュニケーションでは淡泊になりすぎないように意識し、文面には人間らしい温かみを加えるようにしましょう。機械的なテキストは避け「心ある人間が書いている」と伝えるのがポイントです。

2.積極的に絵文字を使う

フランクなメールやチャットを送信できる相手であれば、絵文字や顔文字を積極的に取りいれましょう。もちろんビジネス上の人間関係である以上、非常識な量のデコレーションをしないように注意は払うべきですが、絵文字の有無ではニュアンスの優しさがかなり変わります。

テキストの最後に星やキラキラした絵文字を入れたり、お願いをしている顔文字を入れたりすると、フレンドリーな印象に。TPOを守って取りいれる必要はありますが、絵文字を上手に使うことで直接のコミュニケーション以上に友好の気持ちを伝えられます。

3.テキスト上でも「お疲れ様です」など挨拶を忘れない

フレンドリーに接する意識は大切ですが、相手は「仲良くしたい相手」である前に「ビジネス相手」。さらに深掘れば「1人の人間」です。距離感を詰めすぎず「お疲れ様です」「ありがとうございます」などの基本的な挨拶は欠かさないように気をつけましょう。

特にテキストコミュニケーションは目に見える形で残るため、失礼なことを言ってしまっても弁解がしづらいもの。グループチャットのように複数人に見られる状態だと、自分の居心地まで悪くなってしまいます。親しき仲にも礼儀あり、です。

4.しっかりリアクションを取る

現実でのコミュニケーションでは、例え嫌いな相手でも真っ当な社会人であれば「あからさまな無視」なかなかしないでしょう。しかしテキストコミュニケーションでは簡単に無視行為が起こり得ます。

相手からのチャットやメールを確認をするだけで返事をしないのは、実質的には無視と同義です。特に連絡事項や業務報告などのような「相手からの返事を求めていない内容」は悪気なく無視をしがちです。ツールに設定されているリアクション用のスタンプだけでも構いませんので、無視をせずに反応するよう努めましょう。

5.認識の齟齬が起きないよう、いつも以上に丁寧に伝える

テキストコミュニケーションは、現実のコミュニケーションと比べて認識の齟齬が起きやすいものです。笑顔は画面の向こうには伝わりませんし、丁寧に伝えたつもりが冷たい対応だと思われることも。

認識の齟齬が起きないように、いつも以上に丁寧に伝えることを心がけましょう。自分が伝えやすい伝え方よりも、相手に伝わりやすい伝え方を意識してください。思いやりが感じられる文章を届ければ、気遣いの心はきっと伝わります。

今の時代、文字のコミュニケーションスキルも大切!

今回は、職場で苦手な人に話しかけづらい人への対処方法やテキストコミュニケーションのコツなどをご紹介しました。「この人、苦手だな」と思って接していると、自分の警戒心は少なからず相手にも伝わってしまうものです。

まずは笑顔と基本の挨拶から始めて、相手への敵意がないことや仲良くしたいと思っている気持ちをコミュニケーションを通して伝えましょう。また、今の時代は文字でのコミュニケーション能力も重要です。テキストコミュニケーションならではのメリットを活用して、円滑な人間関係を構築してくださいね。

この記事は、悩んでいる方に寄り添いたいという想いや、筆者の体験に基づいた内容で、法的な正確さを保証するものではありません。サイトの情報に基づいて行動する場合は、カウンセラー・医師等とご相談の上、ご自身の判断・責任で行うようにしましょう。

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フリーランスwebライター/ボーカリスト。パニック障害やうつ病を患った経験を活かし、悩みを抱える方の心を暖められる記事をお届けします。得意分野はメンタル/恋愛/ペット。月と星と花と猫が好き。

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