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仕事効率が悪い…いつも残業してしまう…
1日の仕事内容の段取りが上手くいかず、残業する日が多くなり、自分の時間を確保できていないと悩む人も少なくありません。優先順位をつけたり、正確に上司からの指示を把握できる質問の仕方を覚えたりすることで、仕事の効率化を図れるようになります。
1つの仕事にかける時間を減らしていくことは、残業時間の削減に繋がるのです。本記事では仕事や作業の効率化のコツを4つご紹介します。今の業務内容と照らし合わせながら、仕事の進め方で改善できる点を見つけていきましょう。
仕事の効率化を実現して、プライベートの時間を増やしたい！
仕事の効率化は、残業時間を減らしプライベートの時間を充実させるために欠かせません。
効率よく業務をする上で大切なのは、「仕事の優先順位を自分で立てる」「1日のスケジュールの見通しを立てる」ことです。まずは、職場内でスムーズに仕事ができている上司や同僚を見本にしてみましょう。
1つの業務に対する時間配分や仕事に取り掛かる順番などを真似してみることも有効です。
また、今の仕事をいかにシンプルにできるかを検討し、自分でなくてもいいことや業務をマニュアル化できる部分は見直していきましょう。
それだけではなく、1つの仕事を職場内でコミュニケーションを取りながら進めることも、仕事の効率化につながります。
なぜ効率が悪いのだろう？仕事の効率が悪い主な原因
仕事の効率が悪い原因は、主に「人の指示を待ってしまう」「時間ロスが多い・時間管理が苦手」「無駄な作業が多い・何度も同じ作業を繰り返す」の3つが挙げられます。
仕事の効率化を図りたいと考えたときは、仕事の効率が悪い原因を把握し、改善策を考えることからはじめてみると良いでしょう。
例えば、仕事を始める前に1日の大まかな仕事のスケジュールを立てるのも方法のひとつです。予定外の仕事が入っても対応できるように余裕のあるスケジュールを立てることも大切です。
ここからは、効率化できていない原因と改善方法をご紹介します。ご自身の仕事の中で、効率化できる部分がどこにあるのかを見つけてみてくださいね。
1.人の指示を待ってしまう
自分が担当した仕事の最終確認を上司へ依頼したり、次の仕事の指示を仰いだりする場面があるかと思います。仕事の効率化に悩みを抱える人の特徴として、「仕事の指示を待っている」ケースが挙げられます。
指示を待つ時間を積み重ねるうちに、膨大な時間をロスすることに繋がるでしょう。次の仕事のこれからの手順を考えたり、短時間でも取り組める仕事をしたりと時間を効率的に使うことをおすすめします。
2.時間ロスが多い・時間管理が苦手
仕事の効率化に悩む人は、時間管理に苦手意識があることも少なくありません。仕事の優先順位が自分で判断が難しいものは、上司や先輩に期日やスケジュールを確認するようにしてみましょう。
仕事の重要度、緊急性、期日を1日の仕事の初めにタスクで書き出し管理すると、自分のその日のやるべき仕事内容を把握でき、仕事の順序を立てやすくなります。
3.無駄な作業が多い・何度も同じ作業を繰り返す
1日の中で同じ作業を繰り返すことも、仕事が効率よくできない理由です。無駄な作業が多かったり、単純作業でも仕事の量が多かったりする場合がそれに当たります。ExcelやWordなどの業務効率化ツールを活用し、作業の無駄を減らせる部分がないか検討してみましょう。
例えば、社内文書やお客さま向け資料作成が定期的にある場合には、テンプレートを作成しておくことも方法のひとつです。次に同じ仕事をするときにテンプレートがあるだけで、0からの作業でなくなるため、仕事もスムーズに取り掛かることができるのです。
